Menu

Schritt 4 im "Fahrplan zum Erfolg": 5 Ebenen für Projekterfolg und strategisches Arbeiten

Mit den 5 Ebenen für Projekterfolg können Sie sich klare Ziele setzen und strategisch arbeiten. Wichtig ist das einerseits für Sie persönlich und andererseits für die Zufriedenheit Ihrer KundInnen. Egal ob es um Unfallprävention, Bewegung oder psychische Belastungen geht.

Projektmanagement und strategisches Arbeiten sind enorm wichtig, um Arbeitsaufgaben optimal zu erledigen. Sonst verzetteln Sie sich bei spannenden Herausforderungen, haben nie genug Zeit und gehen im Alltagsgeschäft unter.

Ich selbst habe den Hang zum Perfektionismus und zum Alles-selbst-machen, also die perfekte Persönlichkeit für Burnout. Umso wichtiger ist es für mich eine Strategie beim Arbeiten zu haben.

Ich hatte eine Phase, in der ich mein Vollzeit-Psychologie-Studium absolviert und ein Praktikum auf einem Uni-Institut als Assistentin gemacht habe. Zusätzlich habe ich halbtags in einem Konzern im Eventmanagement gearbeitet und nebenbei noch an 2 – 3 Abenden pro Woche Judo-Kindertraining gegeben. Selbst habe ich auch Judo trainiert. Und das alles gleichzeitig!

Wie waren meine Emotionen damals? Ich habe nur noch funktioniert und habe selbst gemerkt, dass ich keine Freude mehr an meinen Aufgaben gehabt habe und sehr kurz angebunden war. Ich war sehr erschöpft. Das war eine richtig einschneidende Zeit für mich.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich das ähnlich erlebt: Ich habe jeden Auftrag angenommen und hatte damals auch noch keine Unterstützung. Es war wirklich so wie man sagt: selbst + ständig.

Jetzt spüre ich deutlich früher, wenn es in die falsche Richtung läuft. Das musste ich aber auch erst lernen: Einerseits meine eigene Arbeit bzw. meinen eigenen Arbeitsalltag bewusst zu gestalten und andererseits innerhalb von Projekten strategisch zu arbeiten. Ich habe jetzt klare Ziele, die ich mir setze für meine Einzelprojekte mit meinen KundInnen, aber ich habe auch übergeordnete Ziele für meinen Job.

Denn nur wenn man sein Ziel kennt, kann man Projekte gut planen und Aufgaben sinnvoll priorisieren und damit ständig überprüfen, ob es in die richtige Richtung (Zielerreichung) geht.

Jetzt habe ich für mich:

  • ein klares Zielbild in meinem eigenen Job: Wo will ich hin in 10 Jahren?
  • eine klare Zielsetzung innerhalb von Projekten mit KundInnen.

In diesem Blogbeitrag geht es nicht um die große Business-Vision sondern um Projektziele im Arbeitsalltag.

Im "Fahrplan zum Erfolg" gibt es 6 Phasen, die Fachkräfte in der betrieblichen Prävention benötigen, um tatsächlich erfolgreich zu sein. Für die ersten 3 Schritte gibt es schon jeweils einen Beitrag:

Mit diesen drei Schritten ist auch die Arbeit mit / an uns abgeschlossen. Jetzt geht es um unsere KundInnen-Projekte: In diesem 4. Schritt "Strategisches Arbeiten" trainieren Sie Ihr Selbstmanagement und planen aktuelle Projekte strukturiert durch. Der Fokus liegt auf dem Setzen von Projektzielen.

Wenn man sich Projektziele setzt, kann es zu vielen verschiedenen Fehlern kommen. Beispielsweise:

  • Man sagt: "Ich gebe einfach mein Bestes." Aber ich kann nicht beweisen, dass es sich beispielsweise für meine KundInnen ausgezahlt hat (man kann finanziellen ROI nicht beweisen).
  • Oder man sagt: "Mein Ziel ist das, was mein Auftraggeber von mir will. Und wenn der Kunde / die Kundin die Abhaltung von 3 Workshops will, dann mache ich das einfach." Aber das ist auch zu wenig.

Wenn man das so handhabt, dann sind AuftraggeberInnen mit relativer Sicherheit enttäuscht! Denn selbst, wenn KundInnen beispielsweise die Abhaltung von 3 Workshops wünschen, gibt es im Hintergrund verdeckte / unausgesprochene Erwartungen. Und zwar abgesehen davon, dass sie 3 Workshops abgehalten haben wollen.

  • AuftraggeberInnen bezwecken ja irgendetwas damit. Vielleicht wurde eine negative Erfahrung gemacht und man will etwas Konkretes verändern im Betrieb. Oder es hat einen bestimmten Anlass gegeben, der vielleicht zu Beginn nicht klar ausgesprochen wird.
  • Auch wenn "gesetzliche Grundlagen erfüllen" als offizielles Ziel genannt wird, wird es nebenbei sicherlich auch verdeckte Ziele geben. Zum Beispiel: Es soll nicht zu lange dauern. Oder: MitarbeiterInnen sollen danach wissen, wie sie Feuerlöscher selbstständig bedienen.
Es ist wichtig, verdeckte / unausgesprochene Erwartungen bzw. Ziele aufzudecken. Daher ist es für mich wesentlich, dies zu Beginn zu klären. Eine ganz wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist von mir: "Wenn das Projekt, die Workshops, … erfolgreich ist / sind, was ist nachher anders?" Häufig folgt dann ein Schweigen von meinem Gegenüber. Und manchmal auch: "Gute Frage!" Aber wenn ich dranbleibe und diese Frage im Raum stehen lasse, dann kommen viele spannende Antworten von den KundInnen. Und das ist deshalb so wichtig, weil ich ja wissen möchte, wo es denn hingehen soll, was sich denn verändern soll.

Welche Auswirkungen unsere Präventionsprojekte haben können, kann man sich anhand einer Pyramide mit 5 Ebenen (Stufe 1 ist die unterste Ebene) ansehen:

Evaluationsmodell nach Kirkpatrick und Philips

1. Stufe: Reaktionen
Das ist die Basis. Hier geht es um die Reaktionen von MitarbeiterInnen / Führungskräften. Beispielsweise: Wie reagieren diese auf das Angebot? Wie zufrieden sind sie nach einem Seminar? Akzeptieren sie die Vorgaben?
2. Stufe: Lernen
Das ist die Wissenssteigerung. Zum Beispiel: Haben die MitarbeiterInnen bei einer Unterweisung etwas gelernt?
3. Stufe: Verhalten
Hier geht es um den Transfer des Gelernten in die Praxis, dass Dinge umgesetzt werden, dass man sich nachher anders verhält als vorher. Eine spannende Frage in diesem Zusammenhang ist: Wer bemerkt denn dieses veränderte Verhalten?
4. Stufe: Ergebnisse
Hat das Projekt, die Intervention, … einen Nutzen? Gibt es einen Einfluss auf Produktivität oder Performance? Sind die MitarbeiterInnen nachher produktiver? Machen sie dann weniger Fehler? Gibt es danach weniger Beschwerden?
5. Stufe: ROI (return on investment)
Haben sich diese Maßnahmen in Geldwert ausgezahlt? Das ist die absolute Spitze.

Das sind die 5 Ebenen für Projekterfolg. Es handelt sich um ganz unterschiedliche Indikatoren für Erfolg. Man kann nicht unbedingt sagen, dass das eine besser ist als das andere. Denn je niedriger die Stufe desto einfacher ist es messbar. Je höher die Stufe desto schwieriger wird es messbar, aber man kann dafür auch eher damit überzeugen.

In der betrieblichen Prävention sollte es ganz wichtig sein, strategisch zu überlegen: Vorher gut planen, was man tatsächlich erreichen will bzw. woran der Erfolg gemessen werden soll. Das muss besprochen werden, am besten schon beim Erstgespräch.

Achtung!

Viele in diesem Feld sind Zahlen-Fetischisten, die gerne mit Kennzahlen arbeiten. 2 Schwierigkeiten, die man immer bedenken sollte, wenn man versucht solche Ziele in Zahlen zu gießen, sind:

Achtung 1: Auch bei Zahlen sollte man immer hinterfragen, ob genau das gemessen wird, was auch gemessen werden soll (Validität!).

Beispiele:

  • Krankenstandstage sind NICHT der Gesundheitszustand von MitarbeiterInnen
  • Gemeldete Beinahe-Unfälle sind NICHT die Sicherheitskultur

Wenn man etwas misst, können unbeabsichtigte Ergebnisse möglich sein.

Beispiel:
Wenn man die Anzahl der gemeldeten Beinahe-Unfälle erhöhen möchte, weil eine "gute Sicherheitspraxis" ein wichtiger Punkt ist, dann kann es sein, dass irgendetwas gemeldet wird, um zu versuchen diesen Wert zu erhöhen, weil es dann vielleicht eine Belohnung - wie eine Auszeichnung - gibt. Aber in Wirklichkeit misst man dann nicht mehr, ob tatsächlich mehr Beinahe-Unfälle passiert sind, sondern man misst nur, ob die MitarbeiterInnen motiviert waren Dinge einzumelden. Es kann daher sein, dass sich in der Realität an der Sicherheitskultur bzw. an der Arbeitssicherheit nichts geändert hat.

Deshalb muss man aufpassen, ob ein direkter Bezug gegeben ist zwischen Ziel und Kennzahl, die man im Hintergrund hat, um das Ziel zu operationalisieren.

Achtung 2: Daten müssen immer vorsichtig interpretiert werden. Beispielsweise heißt ein zeitlicher Zusammenhang NICHT unbedingt, dass es eine Kausalität gibt. Ein zeitlicher Zusammenhang kann immer auch ein Zufall sein.

Beispiel:
Ich habe ein Projekt mit Krankenstandsrückkehrgesprächen, weil ich die Fehlzeiten senken will. Es kann sein, dass das passiert, was man bezweckt, nämlich dass die Fehlzeiten weniger werden. Aber vielleicht hatte das Unternehmen gleichzeitig eine wirtschaftliche Krise und es kommt daher zu Präsentismus. Das heißt, dass die MitarbeiterInnen Angst vor Jobverlust haben und sich daher nicht mehr trauen in den Krankenstand zu gehen. Und das hat überhaupt nichts mehr mit den Krankenstandsrückkehrgesprächen zu tun. In diesem Fall gibt es einen zufälligen Zusammenhang zwischen der wirtschaftlichen Krise und dem Krankenstandsrückkehrprojekt. Man kann im Endeffekt nicht mehr sagen, was die Fehlzeiten mehr gesenkt hat oder ob vielleicht nur eines von beiden tatsächlich eine Auswirkung gehabt hat.

Mögliche Aufgabe für Sie:

  • Nehmen Sie ein aktuelles Projekt her und überlegen Sie im Detail: Was genau ist hier Ihr Ziel? Haben Sie dieses mit Ihren AnsprechpartnerInnen definiert? Wenn nein: Was ist Ihr insgeheimes Ziel, das Sie verfolgen? Wie können Sie es strategisch angehen, um genau dieses Ziel zu erreichen?

In einer Woche erscheint ein Blogbeitrag darüber, wie Sie sich überzeugend präsentieren können vor AuftraggeberInnen und Führungskräften. Das ist dann der 5. Schritt auf Ihrem Weg zum Erfolg.

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar oder schicken Sie ein Mail oder eine Privatnachricht, z.B. auf LinkedIn, und erzählen Sie mir, welche Projektherausforderungen Sie gerade haben.

Und wenn Sie bereit sind Ihre Überzeugungskraft zu steigern und sich auszutauschen mit einem großen Netzwerk von KollegInnen aus der betrieblichen Prävention: Schauen Sie vorbei unter www.PioniereDerPraevention.com . Denn wir wissen beide: Um wirklich etwas zu bewegen in Arbeitssicherheit & Gesundheit, braucht es mehr als Fachwissen!

Feedback und Fragen an Veronika Jakl: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Veronika Jakl auf LinkedIn: www.linkedin.com/in/veronika-jakl/
Hier geht es zur Online-Akademie "Pioniere der Prävention": www.PioniereDerPraevention.com
Veronika Jakl

Arbeitspsychologin, Autorin und Vorstandsvorsitzende des Fachforums für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie.

Begleitet seit 10 Jahren Organisationen dabei motivierende Arbeitsbedingungen zu schaffen und psychische Belastungen zu reduzieren. 
Unterstützt PräventionsexpertInnen, die etwas bewegen wollen.

back to top