Stressfrei im Sommer & bei Feiertagen - Meine Tipps!

In der Podcast-Episode 186 sprechen wir über die Organisation von Urlaub im Sommer und wie Sie sicherstellen können, dass alles reibungslos läuft, auch wenn Sie abwesend sind. Es geht um die ideale Abwesenheitsnotiz, welche Tage man sich frei nehmen sollte und gute Absprachen, um den Stress sowohl für sich und die Stakeholder zu vermeiden. Mit dem Ziel, dass Sie auch nach Ihrem Urlaub entspannt zurückkehren können und das Urlaubsgefühl einfach länger anhält.

Ich zeige Ihnen heute also, wie Sie Ihre Sommerurlaubsplanung effizient und stressfrei gestalten können. Damit Sie während Ihres Urlaubs auch wirklich abschalten können und keine unerwarteten Probleme auf Sie warten, wenn Sie zurückkommen.

Urlaubszeit sollte im Idealfall immer Entspannung sein und auch nachhaltig wirken. Aber für viele Leute ist es vorher extrem stressig, weil sie total viel zum Arbeiten haben. Dann brauchen sie erst mal ein paar Tage um runter zu kommen, dann ist der Urlaub zu kurz und dann sind auch schon wieder die Gedanken an die volle Mailbox da. Und nach der Rückkehr ist man ganz schnell wieder im gleichen Trott und hat auch noch viel mehr To-Do's auf der Agenda als vorher. Und das sollte es nicht sein.

Denn jeder von uns braucht Urlaub, um sich zu erholen und neue Energie zu tanken. Besonders bei laufenden Projekten oder laufender Kundenbetreuung ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Viele von uns glauben, dass sie unverzichtbar sind und alles zusammenbricht, wenn sie mal nicht da sind. Doch das ist selten der Fall. Und wir sollen ja auch selbst ein gutes Vorbild sein für die eigene psychische Gesundheit! Und deshalb gibt es hier ein paar Tipps von mir für die gute Urlaubsorganisation.

Tipps:

1. Schauen Sie, dass Sie natürlich eine Abwesenheitsnotiz bei Ihrer E-Mail-Adresse machen, das ist klar. Aber: Schauen Sie, dass Sie diese 1 Tag länger machen oder (wenn Sie intern sind und die Leute im Haus Sie sehen) keine Termine am 1. Tag eintragen. Damit Sie da in Ruhe Ihre Mailbox abarbeiten können, ...

   Ein hartes Beispiel von einem Freund, der Abteilungsleiter in einem Technik-Unternehmen ist: Er hat mir erzählt, dass er immer als Abwesenheitsnotiz hat: "Ihre E-Mail wird ungesehen gelöscht. Wenn Sie etwas Wichtiges wollen, melden Sie sich nach meinem Urlaub nochmal." Das erleichtert nachher das Sortieren der Mails natürlich unglaublich.

2. Planen Sie Ihren Urlaub frühzeitig und sprechen Sie das mit KundInnen/Stakeholdern ab bei laufenden Projekten oder laufender Betreuung. Sie könnten z.B. auch Ihre Urlaubszeit schon vorher in Ihre Signatur reinnehmen. 

   Und klären Sie auch: Was ist zu tun in Notfällen? (z.B. Arbeitsunfall, Beschwerde von Behörde, ...) Ist man erreichbar oder überhaupt nicht? (Es macht einen großen Unterschied: 4-Sterne-All-In-Club mit WLAN auf Mallorca oder Bergwanderung in Südamerika).

   Ich weiß noch, in einem der ersten Jahre mit meiner festangestellten Mitarbeiterin haben wir einen großen Alpen-Wanderurlaub von Hütte zu Hütte gemacht. Da habe ich meiner Mitarbeiterin auch ganz klar gesagt, was zu tun ist und auch, was sie zu tun hat, wenn ich abstürze und sterbe. Das hält sie mir heute noch vor ;-)

   Arbeiten Sie vor. Ich z.B. bin jetzt gerade auch auf Urlaub und habe diese Podcast-Episode schon vorher aufgezeichnet. Da ist natürlich wichtig, dass man Zeit hat für diese Vorarbeiten. Also schauen Sie drauf, dass Sie in den letzten Tagen vor dem Urlaub nicht noch große Meetings, Deadlines & Co ansetzen. Es kann sich ja immer noch was verschieben oder es können sich in einem Meeting noch unerwartete Aufgaben daraus ergeben. Und diese wollen ja dann auch noch abgearbeitet werden.

3. Wenn Sie eine Vertretung haben, machen Sie mit dieser Person ganz klar aus, was erledigt werden soll, welche Entscheidungen in die Zeit reinfallen können und was Sie selbst erledigen wollen, wenn Sie wieder da ist.

   Machen Sie ein gutes Übergabe-Gespräch mit einer schriftlichen Liste aller Projekte/Aufgaben, die anstehen. Und machen Sie das nicht zwischen Tür und Angel, wenn es um einen längeren Urlaub geht.

   Und schauen Sie auch darauf, dass diese Person Zugriff auf Ihre Tools, allgemeine Mail-Adressen & Co. hat und besprechen Sie, wie man da dann auch zugreifen kann.

4. Vor allem für Selbstständige:
   Wenn Sie nur 1 Handynummer haben (private und berufliche Verwendung), dann sprechen Sie eine Abwesenheits-Nachricht auf Ihre Sprachbox im Sinne von: "Ich bin aktuell auf Urlaub bis XY und nur für Freunde & Familie erreichbar. Wenn Sie ein berufliches Anliegen haben, schreiben Sie mir bitte ein E-Mail unter XY."

5. Manchen Leuten hilft es, wenn Sie keine gesamte Woche weg sind, sondern z.B. von Mittwoch bis Mittwoch. Man hat so keine ganze Woche verpasst. Man kann dann Montag, Dienstag noch Kleinigkeiten erledigen und das hilft auch psychologisch. Und wenn man dann wieder retour kommt, dann muss man nur 2 Tage arbeiten und hat einen viel sanfteren Einstieg nach dem Urlaub.

Wie ist das bei Ihnen? Wie organisieren Sie sich Ihren Urlaub?

Wenn Sie noch auf Urlaub gehen, nehmen Sie diese Episode zum Anlass, um zu schauen, was man noch verbessern kann.

Wenn Sie schon weg waren in diesem Sommer: Wie ist es gelungen? Was wollen Sie spätestens zum Weihnachtsurlaub anders machen?