Teilnahmequoten erhöhen - 5 Strategien bei freiwilligen Events

In der Podcast-Episode 218 sprechen wir über ein frustrierendes, aber leider häufiges Thema: Wenn bei einer geplanten Veranstaltung plötzlich ein Fünftel der angemeldeten Teilnehmer:innen kurzfristig absagt. Ich erzähle Ihnen von einem Erlebnis bei einem Branchenverband und zeige Ihnen, welche konkreten Maßnahmen Sie ergreifen können, um bei Ihren eigenen Veranstaltungen mehr Verbindlichkeit zu erreichen.

Nach dieser Episode können Sie Ihre Gesundheitsformate, Workshops und Webinare so gestalten, dass weniger Leute abspringen – und Ihre Planungssicherheit steigt.

Ich zeige Ihnen heute also fünf konkrete Strategien, mit denen Sie die Teilnahmequoten bei freiwilligen Veranstaltungen deutlich erhöhen können. Damit Sie Ihre Inhalte mit der passenden Zielgruppe wirklich umsetzen können – und nicht vor leeren Stühlen sprechen müssen.

Vielleicht kennen Sie das auch:
Sie bereiten sich mit viel Aufwand auf einen Vortrag, einen Gesundheitstag oder ein Webinar vor – und dann kommt kurz vorher die Nachricht: "20 % der Angemeldeten haben abgesagt." Genau das ist mir vor kurzem bei einer Tagung eines Branchenverbands passiert, wo ich einen Vortrag gehalten habe über die Ermittlung von psychischen Belastungen. Die Organisatorin war sichtlich frustriert – völlig zu Recht.

Warum passiert das so oft – besonders bei freiwilligen Veranstaltungen?

Weil es einfach ist, kurzfristig "nein" zu sagen, wenn die Teilnahme bzw. nicht-Teilnahme keine Konsequenzen hat.

Für uns als Veranstaltende ist das ärgerlich, denn Inhalte, Räume, Verpflegung und vor allem unsere Zeit sind ja schon fix eingeplant.

Ich denke da an:
Vorträge, Gesundheitstage, Workshops in Betrieben, die nicht verpflichtend sind oder Marketing-Webinare.

Mir ist das schon in verschiedensten Situationen passiert, auch bei teaminternen Workshops zur Maßnahmengestaltung gegen psychische Fehlbelastungen.

Die gute Nachricht:
Es gibt konkrete Möglichkeiten, das zu verbessern.

5 Strategien

1. Anmeldung verbindlicher gestalten

1. Frühzeitige Bestätigungsmail mit persönlicher Ansprache

2. Erinnerung am Tag davor oder am Morgen der Veranstaltung

3. Optional: Kleine Teilnahmegebühr oder No-Show-Gebühr (die bei Erscheinen rückerstattet wird)

2. Mehr Commitment einfordern

1. Persönliche Ansprache durch Führungskräfte (bei internen Veranstaltungen)

2. Teilnehmer:innen aktiv einbinden (z.B. Vorabfrage zu Erwartungen oder Beitrag zu einem Thema)

3. Klare Kommunikation über Nutzen und Mehrwert der Veranstaltung

3. FOMO (Fear of Missing Out) erzeugen

1. Zielgruppengerechtes Marketing - nicht nur langweilige 3 Sätze, was passieren wird. Was verändert sich im Leben der Teilnehmer:innen durch die Teilnahme? Wählen Sie gescheite Formulierungen, Fotos/Videos vom letzten Mal, Kurzvideos mit Teaser von Vortragenden, Fotos der Location.

2. Behind the scenes: Zeigen Sie, was die Organisation alles plant. Zeigen Sie, was vorbereitet wird. Auch mit öffentlichem Countdown.

3. Exklusive Inhalte oder Boni nur für Anwesende (z.B. ein PDF, Zugang zu einer Diskussionsrunde, ein spezielles Goodie)

4. Teilnehmer:innen sichtbar machen (z.B. in internen Berichten oder Netzwerken)

5. "Live only" Aspekte (keine Aufzeichnung oder nur bestimmte Teile verfügbar)

4. Reminder-System optimieren

1. Mehrere Erinnerungen über verschiedene Kanäle (E-Mail, WhatsApp, Kalender-Einladung)

2. Persönliche Erinnerungen durch Multiplikatoren (Führungskräfte, Key Player im Verband)

3. Countdown-E-Mails mit kleinen Teasern zu Inhalten für die Teilnehmenden

5. Nachverfolgung und Analyse

1. Wer hat abgesagt? Warum? (Kurzumfrage oder persönliches Gespräch)

2. Gibt es Muster? (z.B. Tagungszeitpunkt, Wochentag, Parallelveranstaltungen, einladende Person, die es immer vergeigt)

3. Vergleich mit anderen Events – welche Maßnahmen haben besser funktioniert?

Zusammenfassung:

1. Anmeldungen verbindlicher machen
2. Mehr Commitment einfordern
3. FOMO erzeugen
4. Reminder clever einsetzen
5. Absagen analysieren

Aufgabe der Woche:
Wenn Sie demnächst einen Gesundheitstag oder einen Vortrag planen:
Wenden Sie mindestens zwei dieser fünf Strategien an. Beobachten Sie, ob sich die Teilnahmequote verbessert – und notieren Sie, welche Maßnahmen für Ihre Zielgruppe am besten funktionieren.