Psychische Belastung: Maßnahmen-Workshops professionell moderieren

In der Podcast-Episode 227 geht es um Maßnahmen-Workshops, die nach einer Befragung zur psychischen Belastung durchgeführt werden. Wir sprechen über den typischen Ablauf, die Auswahl der Teilnehmenden und über knifflige Situationen bei der Moderation, damit Sie mit typischen Herausforderungen wie Vielredner:innen oder sehr subjektiven Einzelthemen auch souverän umgehen.

Die Evaluierung psychischer Belastungen ist seit 12 Jahren mein Hauptgeschäft in Firmen. Ich habe schon hunderte Workshops moderiert und bilde auch Kolleg:innen dazu aus. Grundsätzlich gehe ich methoden-offen zu Firmen:

• Befragung
• Gruppendiskussionen
• Einzelinterviews

Je nach dem, was zur Firma und zur Tätigkeitsgruppe passt.

Der Königsweg, wenn möglich, ist aber:
Zuerst eine quantitative Befragung, danach Maßnahmenworkshop mit Beschäftigten und dann die Nachbesprechung mit Führungskräften.

Heute zeige ich Ihnen, wie ein Maßnahmen-Workshop aufgebaut ist und welche Stolperfallen Sie in der Moderation beachten sollten. Damit Sie in Ihrer Rolle als Moderator:in zielgerichtet Maßnahmen ableiten können und alle Beteiligten gut einbinden.

Es gibt diesen schönen Satz: "Nach der Befragung ist vor dem Workshop" – und dieser Satz bringt es auf den Punkt: Die Zahlen aus der Befragung sind nur der Anfang. Richtig lebendig wird es erst im Workshop, wenn konkrete Maßnahmen entstehen.

Warum ist das Thema wichtig?

• Nur mit den passenden Maßnahmen gibt es durch die Erhebung psychischer Belastungen eine echte Verbesserung.

• Ohne vertiefende Diskussion bleiben die Ergebnisse oft oberflächlich.

• Workshops fördern die Beteiligung und Akzeptanz von Maßnahmen.

Schwierig ist es, wenn

• man in der Moderation ungeübt ist.

• unterschiedliche Erwartungshaltungen von den Beschäftigten im Raum sind, was das bringen soll.

• es schwierige Gruppendynamiken gibt (z. B. dominante Personen, schlechtes Sozialklima).

Welche Gelegenheit bietet sich, wenn man das Thema richtig angeht?

• Greifbare, umsetzbare Maßnahmen, die Mitarbeitende wirklich entlasten

• Vertrauen in den Prozess steigt

• Gemeinsames Verständnis für Belastungen wächst

Ablauf des Workshops (verkürzt dargestellt):

• Einstieg: Zielklärung, Vertraulichkeit

• Vorstellung der Gruppe (Dauer, Position, Alleinstellungsmerkmale)

• Präsentation der Befragungsergebnisse

• Priorisierung mit Klebepunkten

• Diskussion in Kleingruppen + Plenum

• Entwicklung konkreter Maßnahmen

• Dokumentation & nächste Schritte

Zeitdauer für Maßnahmen-Workshop: 2,5 bis 4 Stunden
Teilnehmer:innen: 5 - 12 Personen

Ablauf des Workshops – ausführlich dargestellt:

• Selbstvorstellung der Moderator:in

• Ziel des Workshops: "Heute wollen wir gemeinsam Maßnahmen entwickeln, um Belastungen aus der Befragung zu verringern."

• Vereinbarung: Alles Gesagte bleibt vertraulich – ehrliche, offene Diskussion gewünscht

• Stimmung setzen: Wertschätzung für Teilnahme, Einladung zum Mitgestalten

Vorstellungsrunde der Teilnehmenden

• Drei zentrale Fragen an jede Person:

  • "Wie lange arbeiten Sie schon in der Organisation?"

  • "Wie lange sind Sie in Ihrer jetzigen Position?"

  • "Gibt es Tätigkeiten, die nur Sie machen?"

• Ziel: Unterschiede sichtbar machen, Verständnis für Rollen schaffen

• Moderator:in achtet auf Sprechanteile, vermeidet zu lange Einzelreden

Vorstellung der wichtigsten Befragungsergebnisse

• Auswahl relevanter Stressfaktoren (nicht unbedingt die ganze Befragung zeigen, v.a. wenn längerer Fragebogen wie BASA mit ca. 100 Fragen!)

• Klar und visuell präsentieren (z. B. 1 A4-Blatt pro Faktor, Balkendiagramm) für die jeweilige Tätigkeitsgruppe

• Fragen klären: "Was genau wurde hier gefragt?", "Was bedeutet dieser Wert?"

• Ziel: Gemeinsames Verständnis für die Ausgangslage schaffen

Priorisierung der Themen

• Wichtigste Themen ausgedruckt auf A4-Blättern (jedes Thema auf 1 A4-Blatt)

• Jede:r bekommt 3–5 Klebepunkte

• Frage: "Welche Themen sind Ihnen am wichtigsten, um Maßnahmen zu entwickeln?"

• Punktevergabe frei möglich: auf ein Thema oder mehrere verteilen

• Öffentliche Zählung – Reihenfolge für die weitere Bearbeitung festlegen

• Transparent machen, warum mit welchem Thema begonnen wird

Diskussion zu den Belastungen (je Thema)

• Kleingruppenarbeit (2–3 Personen): "Welche konkreten Situationen fallen Ihnen dazu ein?"

• Ziel: Ergebnisse mit Leben füllen – Beispiele, Kontexte, Unterschiede

• Anschließend: Sammlung im Plenum auf Moderationskarten

• Moderator:in achtet auf:

  • Gleichgewicht der Beteiligung

  • Relevanz & Objektivierbarkeit der Aussagen

  • Konstruktiven Umgang mit Meinungsunterschieden

Entwicklung von Maßnahmen (je Thema)

• Frage: "Was könnte konkret helfen, diesen Stressfaktor zu verringern?"

• Fokus auf:

  • Organisatorische Maßnahmen (z. B. Prozesse, Rollen, Abläufe)

  • Technische Maßnahmen (z. B. Software, Ausstattung)

  • Keine individuellen Lösungen ("Du musst halt entspannter werden") – sondern strukturell denken!

• Wer kann etwas verändern?

  • Mitarbeitende selbst?

  • Führungskraft?

  • HR, IT, andere Abteilungen?

• Ziel: Erste Schritte definieren, aber nicht überfordern

• Moderator:in hilft, realistische Maßnahmen zu formulieren ("Was genau heißt das?")

Wiederholung für weitere Themen (sofern Zeit)

• So viele Belastungen besprechen, wie Zeit reicht

• Muss immer alles besprochen werden in 1 Workshop?
  Nein, die Hauptthemen sind wichtig. Gegebenenfalls Themen in Nachfolge-Workshops vertiefen.

Dokumentation & nächste Schritte

• Gemeinsame Klärung:
  • Welche Maßnahmen kommen ins Protokoll?

  • Was wird noch überarbeitet?

  • Wer bekommt das Protokoll? Wann?

• Wie geht’s weiter?

  • Rückmeldung an Führungskraft

  • Austausch mit Gruppenvertretung

  • Umsetzungsschritte, Verantwortlichkeiten klären

Abschlussrunde

• Dank an alle Teilnehmenden

• Einladung zur Rückmeldung

• Hinweis auf Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen

Hören Sie sich die spannenden Details zum Ablauf in dieser Podcast-Episode an!

Typische Stolperfallen und Lösungen:

• Vielredner:in dominiert

  • Struktur klar kommunizieren (Zeitplan, Ablauf)

  • Kleingruppenarbeiten einbauen

  • Ruhige Personen gezielt ansprechen

• Nur eine Person sieht eine bestimmte Belastung und will unbedingt darüber reden

  • Vorteil nach einer Befragung: Quantitative Zahlen. Weg von Einzelmeinung.

  • Objektivieren: "Können Sie ein Beispiel geben?"

  • Einschätzung durch die Gruppe einholen: "Wer kennt das noch?"

  • Wenn keine Relevanz erkennbar ist: Thema nicht vertiefen

• Unklare Zuständigkeiten für Maßnahmen

  • Manchmal sagen Leute Allgemeines wie: "An der Arbeitsverteilung sollte sich wirklich mal etwas ändern. Das geht so nicht."

  • Reflexionsfragen: "Wer kann das verändern? Führungskraft? HR? IT?"

  • Fokus auf organisatorische & technische Maßnahmen (nicht individuelle). STOP-Prinzip erklären.

Die Beteiligung ist für mich ein Schlüssel zu guter Präventionsarbeit!

Zusammenfassung:

• Maßnahmen-Workshops sind ganz, ganz wichtig und nicht nur eine super Ergänzung zur Befragung sondern meiner Meinung nach ein absolutes Muss nach einer schriftlichen Befragung.

• Der Ablauf ist klar strukturiert – von Zielklärung bis zur Dokumentation

• Mit Vorbereitung und Moderationstools meistern Sie auch herausfordernde Gruppensituationen

Tipp:

Wenn Sie Organisationen begleiten bei der Erhebung psychischer Belastungen, dann seien Sie unbedingt dabei beim kommenden Webinar "Ermittlung psychischer Belastungen neu gedacht - BASA IV im Überblick" am 11.09.2025 von 17:00 bis max. 18:00 Uhr. Da zeige ich Ihnen eine wirklich moderne und flexible Art zu erheben und auszuwerten. Anmeldung hier: https://forms.gle/8ZM4HJf17uPuktcQ6